Die Aufgaben des Vertriebs wurden bereits vorgestellt und auch der besondere Charakter der Vertriebsmitarbeiter.

Ideal wäre, wenn der Vertrieb von sich aus, wesentliche Marktinformationen an die Marketingabteilung liefern würde und gelegentlich tut er das auch. Die Marketingabteilung erhält diese Informationen aber eher ungeplant und sporadisch. Sie können davon ausgehen, dass sich die Vertriebsmitarbeiter „nur“ um ihre eigentliche Aufgabe den Verkauf kümmern und damit auch bestens ausgelastet sind.

Wenn Sie sich nun an den Vertrieb wenden und diesem eine zusätzliche regelmäßige Aufgabe geben, können wir davon ausgehen, dass diese Aufgabe zunächst ignoriert wird. Schließlich ist der Vertrieb es nicht gewohnt, dass er als Informationslieferant fungieren und auch noch seine besten Informationen preisgeben soll. Informationen werden nur dann geliefert, wenn es einen Nutzen im Verkauf bringt.

Es gilt eine vertrauensvolle Kommunikation mit dem Vertrieb aufzubauen. Und das ist Aufgabe der Marketingabteilung.

Die Unternehmensführung muss die Voraussetzungen schaffen, dass das möglich ist: die Mitarbeiter der Marketingabteilung müssen mit entsprechenden Befugnissen ausgestattet sein, um die Vertriebsmitarbeiter motivieren zu können, Informationen zu liefern.

Der informale Informationspool des Vertriebs

Die Mitarbeiter der Vertriebsabteilung verfügen über ganz besonderes und wertvolles Wissen von ihrem Markt:

  • Regionale Veranstaltungen
  • Wichtige Ansprechpartner
  • Aktivitäten der Mitbewerber, insbesondere lokale Aktivitäten
  • Persönliche Präferenzen der Kunden
  • Preisentwicklung am Markt
  • Und vieles mehr.

Die Marketingabteilung verfügt auch über solche Informationen. Der informale Informationspool der Vertriebsabteilung ist aber dadurch gekennzeichnet, dass die vorhandenen Informationen in hohem Maß spezifiziert sind und sehr zielgerichtet und erfolgswirksam eingesetzt werden können.

Die Erschließung des Informationspools

Als Marketingmitarbeiter müssen Sie sich um einen engen Kontakt zur Vertriebsabteilung kümmern. Also tun Sie folgendes:

  • Halten Sie einen engen Kontakt zum Vertriebsleiter. Der Vertriebsleiter hat stets einen Überblick darüber, was am Markt läuft und was nicht. Wann immer Ihnen der Vertriebsleiter ungeplant über den Weg läuft, verwickeln sie ihn in ein Gespräch und trinken Sie in Ruhe einen Kaffee mit ihm. Sie werden interessante und relevante Informationen für Ihre weitere Arbeit erhalten.
  • Rufen Sie jeden Vertriebsmitarbeiter mindestens einmal pro Woche an. Fragen Sie wie es dem Kollegen geht und ob er bei einer bestimmten Thematik / Aufgabe Ihre Unterstützung benötigt. Das zeigt dem Kollegen, dass Sie sich für ihn interessieren und dass er wichtig ist und vor allen Dingen, dass seine Meinung gefragt ist.
    Solche Anrufe stärken ihm auch den Rücken und motivieren ihn. Der Vertriebsmitarbeiter ist ein Einzelkämpfer und tagsüber allein unterwegs. Es tut ihm auch mal gut, wenn er Ihnen seine Sorgen mitteilen kann. Nicht jeder Vertriebsmitarbeiter wird das nutzen. Aber bestimmt einige.
  • Fragen Sie beim Außendienst nach, ob Sie tageweise hospitieren können. Nur so lernen Sie den Kollegen persönlich kennen. Den Markt an sich erleben Sie in Aktion und außerdem erfahren Sie mehr über die ganz spezielle Aufgabenstellung des Vertriebs.
    Sie erhalten dadurch ein Gefühl für die Kunden, erkennen besser wie diese denken und können zielgerichtetere Marketing-Aktionen stellen. Dieser Kundenkontakt kann dafür sorgen, dass neue kreative Marketingideen entstehen. Nutzen Sie diese Möglichkeit! Und wenn später einmal die Vertriebsmitarbeiter vom Kunden XYZ sprechen, dann können Sie mitreden, weil Sie diesen Kunden auch kennen. Das wiederum stärkt Ihr Ansehen im Vertrieb! Ihre Vertriebskollegen werden dann nie sagen, dass Sie keine Ahnung haben, von dem was der Vertrieb tut.
  • Erkundigen Sie sich beim Außendienst, ob es einen speziellen erwähnenswerten Verkauf gibt oder geben wird oder ob ein Kunde ganz besondere Interessen hat oder die Produkte auf eine neue bisher nicht bekannte Weise einsetzt. Ziel dieser Aktion ist es festzustellen, ob die Marketingabteilung sich um einen bestimmten Kunden besonders kümmern soll. So könnte z.B. ein Ergebnis sein, dass die Marketingabteilung mit dem Kunden Kontakt aufnimmt und mit diesem ein Interview durchführt, welches anschließend im Unternehmensblog und in den Sozialen Medien veröffentlicht wird. Das schafft Kundenbindung und verhilft Ihnen auch zu neuen Kunden. Die Aktionen des Vertriebs werden damit wesentlich unterstützt. Der Kunde, der beispielsweise interviewt wurde, fühlt sich wichtig genommen und auch geschmeichelt und wird sich sehr wahrscheinlich stärker mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Die Wahrscheinlichkeit, dass er Weiterempfehlungen an künftige Neukunden ausspricht, ist sehr hoch.
  • Gibt es einen Vertriebskollegen, der im Moment gerade Schwierigkeiten mit dem Verkauf hat? Fragen Sie aktiv nach. Antwort auf diese Frage erhalten Sie sehr wahrscheinlich vom Verkaufsleiter, da dieser den Überblick über die aktuelle Umsatzentwicklung hat. Wenn ja, dann nehmen Sie Kontakt mit dem Kollegen auf, bei dem es im Moment nicht so gut läuft. Eine Unterstützung könnte beispielsweise sein, für ihn lokale Informationsveranstaltungen zu organisieren und wichtige Kunden und / oder Presse oder andere wichtige Personen einzuladen. Mit einer solchen Veranstaltung kommt der Vertriebsmitarbeiter mit mehreren wichtigen Menschen gleichzeitig in Kontakt, kann Visitenkarten verteilen und gegebenenfalls Termine vereinbaren. Sie können auch gezielte Presseinformationen verbreiten.
    Die Wahrscheinlichkeit, dass sich die negative Lage zum Positiven wendet, ist sehr hoch. Außerdem gibt das ihrem Vertriebsmitarbeiter einen Motivationsschub und neuen Elan auch in schlechten Zeiten immer wieder weiterzumachen. Der Mitarbeiter erfährt dadurch, dass er auch in schlechten Zeiten Rückendeckung bekommt und dass auch eine negative Entwicklung durch gute Teamarbeit ins Gegenteil umgewandelt werden kann.
  • Bietet die Unternehmung Produktschulungen an? Wenn ja, dann fragen Sie beim Vertrieb nach, ob Sie bei einer Produktschulung teilnehmen können. Je nachdem wie technisch komplex die Produkte sind, lernen Sie als Marketingmitarbeiter das Produkt besser kennen und können es schließlich besser vermarkten, weil Sie bessere Verkaufsargumente finden. Wichtig ist: bei dieser Aktion lernen Sie das Produkt direkt beim Kunden kennen. Damit werden Sie auch mit eventuellen Schwachstellen vertraut, die behoben werden sollten.
  • Nehmen Sie an Messen teil. Auf Messen lernen Sie ihre Kollegen, die Vertriebsmitarbeiter besser kennen. Sie haben aber auch direkten Kontakt zu Kunden (Endverbraucherkunden oder B2B-Kunden). Sie erleben die Kunden persönlich, sollten mit diesen ins Gespräch kommen und die Bedürfnisse in Erfahrung bringen. Ihre Vertriebskollegen kennen die Kunden in der Regel und können Ihnen zeigen, mit welchem Messebesucher sie ins Gespräch kommen sollten. Eventuell kann der Vertriebskollege einen direkten Kontakt herstellen. Das wäre am besten. Das ideale Messeevent endet für die Marketingabteilung so, dass man viele neuen Vermarktungsideen gefunden hat, und feststellt, dass es schön ist mit Kunden ins Gespräch zu kommen.
  • Bieten Sie auf Messen besondere Informationsveranstaltungen für Kunden an und kündigen Sie diese Veranstaltungen vorher an. Inhalt kann die Vorstellung eines neuen Produktes sein, besondere Marktentwicklungen, Jahresplan des Unternehmens und vieles mehr. Wichtig ist, dass der Kunde einen Informationsmehrwert hat, damit er überhaupt motiviert werden kann, an der Veranstaltung teilzunehmen. Bei der Kommunikation über diese Veranstaltung kann Ihnen der Vertrieb behilflich sein. Er kann bei jedem vorangehenden Kundenkontakt die Veranstaltung publik machen.
  • Fragen Sie die Vertriebskollegen auch nach neueren lokalen Entwicklungen der Mitbewerber. Vielleicht plant der Mitbewerber ein Event und vielleicht können Sie an diesem Event teilnehmen.
  • Wenn Sie ein Filialsystem (Handelsunternehmen) haben, dann fragen Sie bei Gebiets- und Verkaufsleiter nach. Rufen Sie diese regelmäßig an. Fragen Sie gezielt nach aktuellen Marktinformationen. Besuchen Sie die Filialen: die ganz besonders erfolgreichen und die weniger erfolgreichen. Schauen Sie sich die Lage an und machen Sie sich zusammen mit der Filialmannschaft Gedanken, wie Sie den lokalen Umsatz ankurbeln können. Nur wenn Sie mit diesen Mitarbeitern vor Ort aktiv ins Gespräch gehen, wird es ihnen gelingen erfolgreiche lokale Marketingaktionen zu entwickeln und durchzuführen.

Vertrauen, Respekt und angstfreie Kommunikation sind die Schlüsselworte zum Erfolg, wenn Sie Reibungsverluste vermeiden möchten und zusätzlich den informalen Informationspool des Vertriebs erschließen möchten.

Eingangs wurde erwähnt, welchem Druck die Vertriebsmitarbeiter ausgesetzt sind. Sie können sich vorstellen, dass die Informationspools nicht gerne zugänglich gemacht werden. Sichert sich ein Vertriebsmitarbeiter doch damit seine Existenz und seinen Vorsprung anderen gegenüber.

Wenn der regelmäßige Informationsaustausch noch nicht institutionalisiert ist, dann können Sie durch diese regelmäßige aktive Kontaktaufnahme mit dem Vertrieb erreichen, dass der Vertrieb irgendwann von sich aus mit Ihnen Kontakt aufnimmt. Zeigen Sie Interesse an der Person, zeigen Sie Anerkennung und Respekt.

Es entwickelt sich beim Vertriebsmitarbeiter ein Gefühl dafür, wann er sich an Sie, die Marketingabteilung wenden kann. Je vertrauensvoller das Verhältnis ist, desto eher wird der Vertrieb von sich aus Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Er erkennt, dass es nutzbringend für ihn ist, das zu tun. Es entsteht ein gegenseitiges Geben und Nehmen und bei einem eventuellen Konflikt bleiben wir auf der Sachebene.

Wenn sich ein solcher Automatismus entwickelt, dann haben Sie eine reibungslose Kommunikation mit dem Vertrieb erreicht. Einer erfolgreichen Zusammenarbeit steht dann nichts entgegen und Sie werden künftig ohne Ihr zutun mit wichtigen, marktrelevanten Informationen beliefert. Die Angst, den informalen Informationspool freizugeben existiert dann fast nicht mehr.

Es ist Ihnen dann auch gelungen, die Barrieren abzubauen: Vielfach existiert im Vertrieb das Vorurteil, dass die Marketingabteilung von nichts eine Ahnung hat und nur Vorgaben macht. Der Vertrieb denkt, was wollen die eigentlich? Die sitzen den ganzen Tag im Büro, haben vom Markt keine Ahnung und wollen mir Vorschriften machen. Dass das nicht so ist, zeigen Sie, in dem Sie den aktiven Kontakt mit dem Vertrieb suchen.

Manchmal denkt eine Marketingabteilung, dass im Vertrieb nur unbelehrbare und eigenständige Personen agieren, die einfach nur machen, was sie wollen.

Die regelmäßige aktive Kontaktaufnahme zum Vertrieb sollte solche Vorurteile und damit den Nährboden für Konflikte und Reibungsverluste auf ein ganz wesentliches Minimum reduzieren.

Es kann sein, dass Sie damit anfangs einen Mehraufwand haben. Dieser wird sich aber in kurzer Zeit in eine hohe Produktivität auswirken. Ihre Marketingaktionen werden erfolgreicher, messbarer und die Vertriebskollegen fühlen sich unterstützt und alle sind glücklich und zufrieden.

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