Wir haben nun über die Schnittstellen gesprochen, welche Rolle Informationen spielen, dass es informale Informationspools gibt u.a.

Und alles in allem, wäre es ein Traum, wenn es keine Reibungsverluste geben würde. Aber leider ist das nicht so. Immer wenn Menschen aufeinandertreffen kommt es naturgemäß zu Konflikten. Das ist natürlich und menschlich. Man muss nur darauf achten, dass diese Reibungsverluste keinen bedrohlichen Charakter annehmen.

Für den Fall, dass Sie in Ihrem Unternehmen bemerken, dass es Reibungsverluste gibt, die für den positiven Unternehmensverlauf gefährdend sind, sollten Sie die Gründe dafür eruieren und anschließend dagegen steuern.

Falls Sie es nicht bemerken: es gibt mit Sicherheit Reibungsverluste in Ihrem Unternehmen! Auch wenn Sie nichts dergleichen feststellen, sollten Sie danach Recherche betreiben.

Die 5 Sprachen der Liebe, das Zwei-Faktoren-Modell, Conway´s Law

In Anlehnung an das Buch „Die 5 Sprachen der Liebe“ von Gary Chapman und an die Zwei-Faktoren-Theorie von Frederick von Herzberg möchte ich die Ausführungen nun fortsetzen.

Bitte verstehen Sie mich falsch. Die Menschen in Ihrer Unternehmung müssen sich nicht lieben. Aber es sollte Sorge dafür getragen werden, dass sie auf eine professionelle Art und Weise miteinander kommunizieren können damit Reibungsverluste minimiert werden.

Bei jedem Aufeinandertreffen mit einem anderen Menschen entsteht eine bestimmte Art von Beziehung. Zu Störungen in Beziehungen kommt es u.a. durch unzweckmäßige bzw. unsachgemäße Kommunikation miteinander.

Nach Gary Chapman entstehen diese Konflikte deshalb, weil jeder Mensch eine andere Sprache der Liebe spricht. In analoger Anwendung in das Berufsleben, entstehen Konflikte deshalb, weil jeder Mensch eine andere Sprache spricht, die beispielsweise durch die Art der Aufgabe, der zu verfolgenden Ziele und der Terminologie bedingt ist.

Menschen in der Marketingabteilung haben eine andere Denkweise und Sprache / Terminologie als die in der Vertriebsabteilung, usw.

Nach Chapman entstehen Konflikte aus folgendem Grund: jeder Mensch hat einen Liebestank. Wenn dieser immer gut gefüllt ist, dann ist er mit sich im Reinen und sehr ausgeglichen und zufrieden. Die Realität zeigt aber, dass der Liebestank in der Regel nicht gut gefüllt ist. Es entsteht Unzufriedenheit und Konfliktpotential. Menschen neigen oft dazu immer den anderen die Schuld für Unzufriedenheit zuzuschieben. Gelingt es in Paarbeziehungen nicht, dass man sich gegenseitig den Liebestank füllt, dann kommt es zu Konflikten. Chapman sagt auch, die Voraussetzung, dass man sich gegenseitig den Liebestank füllen kann, ist, dass man die Sprache des anderen kennt und auch versteht.

Übertragen wir das nun in das Berufsleben. Hier geht es nicht darum den Liebestank der Menschen zu füllen. Im Berufsleben geht es darum den „Motivationstank“ der Menschen zu füllen, damit eine reibungslose Kommunikation ermöglicht wird und Reibungsverluste minimiert werden. Es geht nicht darum, sich zu lieben. Das betone ich an dieser Stelle absichtlich nochmal. Es geht darum, dass man sich gegenseitig mit Respekt und Achtung begegnet.

Frederick Herzberg spricht in seiner Zwei-Faktoren-Theorie von Hygienefaktoren und Motivatoren. Hygienefaktoren sind in diesem Zusammenhang die Arbeitsbedingungen, die Motivatoren beispielsweise Lob und Anerkennung und auch das Gehalt. Wenn die Hygienefaktoren und die Motivatoren im Einklang sind, dann haben wir eine hohe Arbeitszufriedenheit.

Diese Arbeitszufriedenheit oder Grundmotivation ist Voraussetzung für eine gute Kommunikation der im Unternehmen arbeitenden Menschen.

Sie werden feststellen, dass Mitarbeiter motivierter sind, das Konfliktpotential reduziert ist und seltener krank sind.

Die Bedeutung einer zweckmäßigen Kommunikation wird auch durch das Gesetz von Conway belegt. Demnach sind Strukturen von Systemen durch die Kommunikationsstruktur der sie umsetzenden Organisationen vorbestimmt.

Wenn wir uns nun um eine fließende, authentische und angstfreie Kommunikation kümmern, versuchen diese zu realisieren, werden Reibungsverluste von vornherein minimiert bis nahezu ausgeschlossen. Es wird nie möglich sein, Reibungsverluste komplett auszuschalten. Menschen agieren, machen Fehler, haben Emotionen. Es besteht aber die Möglichkeit die Menschen auf sich selbst achtsam zu machen, sie so zu schulen, dass sie ihr eigener Analytiker sind und so eine dynamische Kommunikation zu realisieren.

Die fünf Sprachen einer reibungsarmen Zusammenarbeit

Anerkennung

Bei vielen arbeitenden Menschen herrscht die Ansicht vor, dass so lange man vom Chef nichts hört, ist alles gut. Chefs oder Kollegen melden sich erst, wenn etwas schiefläuft. So ist leider die traurige Realität. Nur selten wird Anerkennung ausgesprochen. Und wenn, dann meistens falsch.

Während meines Studiums habe ich mal gelernt: „Lob und Tadel nicht durch Dritte und nicht vor Dritte“. Bisher hat sich kein Chef in meinen über 30 Berufsjahren daran gehalten.

Dabei ist es doch eigentlich so einfach. Sie als Chef können Ihren Mitarbeitern gegenüber Anerkennung äußern. Das können auch Kollegen untereinander. Vielleicht meinen Sie jetzt, sie hätten keinen Grund Ihren Angestellten Anerkennung gegenüber zu bringen. Aber denken Sie doch bitte einmal nach! Mit Sicherheit gibt es einen Grund, dass Sie das tun können. Auch mal einfach nur „Danke“ sagen gehört dazu.

Anerkennung können Sie in vielen Situationen äußern:

  • Wenn Überstunden gemacht wurden
  • Wenn hohe Vertretungszeiten anfallen, weil andere Kollegen z.B. wegen Krankheit nicht da sind
  • Bei einem Messeeinsatz. Messen sind in der Regel in jeder Hinsicht aufwendig. Finanziell, personell und organisatorisch und verlangen von jedem Beteiligten höchsten Einsatz. Bei Messeeröffnung können Sie Anerkennung äußern, dass der Stand rechtzeitig fertig geworden ist, oder dass ausnahmslos alle Mitarbeiter da sind. Wenn die Messe vorbei ist, können Sie erneut Anerkennung äußern, dass alles so reibungslos funktioniert hat. Ihnen fallen mit der Zeit sicher noch mehr Beispiele ein. Und sind Sie mal ehrlich: gehören Sie auch zu den Chefs, denen ein Tag vor der Messe noch einfällt, dass ein Plakat geändert werden muss. Und hat es bisher nicht immer geklappt mit so einer kurzfristigen Änderung? Haben Ihre Mitarbeiter das nicht auch in diesem Fall noch umgesetzt? Haben Sie dafür Anerkennung ausgesprochen? Wahrscheinlich nicht.
  • Und in vielen weiteren Situationen.

Eigentlich müsste diese Sprache „Lob und Anerkennung“ heißen. Aber seien wir mal ehrlich. Wie ist das, wenn ein Chef zu einem Mitarbeiter sagt „Das haben Sie gut gemacht“, also nur reines Lob ausspricht. In dieser Situation stellt sich der Chef wie ein Papa über den Mitarbeiter, womit dieser gleichzeitig erniedrigt wird. Das ist nicht Sinn der Sache. Daher reden wir hier von Anerkennung. Anstelle „Das haben Sie gut gemacht“ könnte die Aussage lauten: „Herr / Frau …, ich bin sehr froh, dass ich Sie in diesen Zeiten habe und Sie mir zur Seite stehen“. Das ist echte Anerkennung und nicht nur Lob.

Wenn Sie als Vorgesetzter mit dieser Sprache anfangen, wird sich das in die unteren Reihen fortsetzen. Wenn Sie so etwas bisher noch nicht gewohnt sind, dann müssen Sie es trainieren.

Und es ist das Ziel, dass sich das in den unteren Reihen fortsetzt. Schließlich wollen wir Reibungen als Chance verstehen und gewinnbringend und kreativ für alle Beteiligten lösen. Eventuell auftretende Krisen wollen wir souverän meistern und in guten Zeiten die Erwartungen noch übertreffen.

Respekt

Respekt ist ein menschliches Grundbedürfnis, aber leider keine Selbstverständlichkeit.

Er wird Menschen aus den unterschiedlichsten Gründen verwehrt. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) aus dem Jahr 2006 benennt in Artikel 1 Aspekte, warum Menschen auch heute noch benachteiligt werden: „Ziel des Gesetzes ist, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen.“

Respekt äußert sich darin, dass wir andere Menschen als gleichwertig ansehen und deren Andersartigkeit akzeptieren und vor allen Dingen respektieren.

Respekt bedeutet unter anderem Achtung, Höflichkeit, Fairness, Anerkennung, Autorität, Toleranz, Vorsicht und Prestige.

Grundlagen in einem funktionierenden Miteinander, in einer funktionierenden und zielgerichteten Kommunikation, sind Gleichheit und Gerechtigkeit. Diese Ziele umzusetzen, ist nur durch respektvolles Verhalten aller Akteure untereinander möglich.

Unterstützung

Gegenseitige Unterstützung ist ebenso Grundlage einer funktionierenden Kommunikation. Das Gegenüber erfährt, dass er / sie wahrgenommen wird und falls mal was schiefläuft, er / sie Unterstützung erhält und man gemeinsam nach neuen Wegen sucht. Alle Beteiligten fühlen sich von den Menschen in der Umgebung gestützt.

Teamwork (Zeit zu zweit)

In Abteilungen, in denen abteilungsübergreifend gearbeitet, sollten sich Paare bilden. Ich nenne das informale abteilungsübergreifende Teams. So wird sichergestellt, dass man sich gegenseitig und die zu verrichtende Arbeit besser kennenlernt, wodurch das gegenseitige Verständnis gefördert wird. Auch dies wirkt kommunikationsstärkend.

Wenn Sie als Marketingmitarbeiter beispielsweise eine Mitfahrt im Vertrieb machen, erleben Sie sicher außergewöhnliche und / oder lustige Geschichten / Situationen zusammen. Spätestens ab dann, haben Sie mit diesem Mitarbeiter etwas gemeinsam: eine schöne Erinnerung, über die man sich noch lange Zeit gerne unterhält oder die man auch gerne als Anekdote anderen Kollegen erzählt.

Beispiel: Vor einigen Jahren habe ich als Pressereferentin in einem Betrieb gearbeitet, der Hilfsmittel für blinde und sehbehinderte Menschen herstellt. Dementsprechend hatte ich auch einige blinde und sehbehinderte Kollegen und Kolleginnen. Im Jahr 2002 war Messe auf der RehaCare in Düsseldorf angesagt. Mitarbeiter aus Entwicklungsabteilung, Vertrieb und Marketing sollten an der Messe teilnehmen. Wir übernachteten in Solingen und mussten morgens, um zur Messe zu kommen, die dem Auto nach Düsseldorf auf die Messe fahren. Damals gab es noch keine Navigationssysteme in den Autos. Einer meiner blinden Kollegen aus der Entwicklungsabteilung war Mitfahrer, ich habe das Auto gefahren. Die Umgebung um die Düsseldorfer Messe herum, war verkehrstechnisch sehr unübersichtlich und schließlich hatte ich mich verfahren. Auch meine sehenden Mitfahrer waren nicht in der Lage mit auf den richtigen Weg zu bringen. Da meldete sich mein blinder Kollege. Er meinte, er kenne die Gegend wie seine Westentasche. Und siehe da: mein blinder Kollege hat sich als sehr zielgerichtetes Navigationssystem erwiesen. Sein Name war Günter. Ab diesem Tag stand die Abkürzung GPS für „Günni Position Service“. Der blinde Entwicklungskollege hat uns dann letztendlich jeden Messetag zielsicher zur Messe navigiert. Wir alle, wir waren insgesamt 5 Kollegen im Auto, hatten damit ein sehr schönes und lustiges Erlebnis zusammen, von dem wir Jahre später noch erzählt haben.

Kleine Aufmerksamkeiten (Geschenke, die von Herzen kommen)

Analog dem Motto „Kleine Geschenke beleben die Freundschaft“ fördern ebenso Aufmerksamkeiten ein besseres Miteinander und die Kommunikation.

Dabei muss es muss sich nicht um große Geschenke handeln. Verschenken Sie z.B. zu Ostern kleine Schokoladenosterhasen oder zu Weihnachten Schokoladennikoläuse als kleines Dankeschön. Der Empfänger wird sich freuen.

Eine weitere kleine Aufmerksamkeit könnte auch eine Tat sein, ein Beispiel dafür: einer Ihrer Kollegen hat morgen seinen 50. Geburtstag. Die Arbeit hat gerade Hochkonjunktur, so dass der Kollege sich an diesem Tag nicht frei machen kann. Vielleicht haben Sie Kapazität oder die Möglichkeit Überstunden zu machen, so dass Sie dem Kollegen anbieten können, einen Teil der Arbeit zu übernehmen, damit der Kollege an seinem 50. Geburtstag zumindest halbtags oder ein paar Stunden früher als erwartet in den Feierabend gehen kann. Er wird Ihnen sehr wahrscheinlich sehr dankbar sein. Aber es sollte ein gegenseitiges Geben und Nehmen sein. Sollte sich der Kollege in einer ähnlichen Situation nicht revanchieren, dann müssen Sie ihn darauf ansprechen.

Beispiel: Vor kurzem war ich bei meiner Freundin, die einen kleinen Feinkostladen betreibt zu Besuch im Laden. Es war 2 Wochen vor Weihnachten. Plötzlich kam eine sehr aufgeregte Kundin herein und meinte, sie benötige dringen 20 identische kleinere Geschenke für ihre Mitarbeiter. Sie betreibt ein großes Notariat und sie findet es so wunderbar, wie alle Kollegen in den stressigen Vorweihnachtstagen zusammenhalten und Überstunden machen. Sie möchte sich bei den Mitarbeitern noch zusätzlich mit einem kleineren Geschenk bedanken. Wichtig war ihr, dass alle Mitarbeiter absolut das gleiche Geschenk bekommen, damit sich niemand benachteiligt fühlt.

Sicher fallen Ihnen noch weitere Aufmerksamkeiten ein zur Belebung einer besseren Kommunikation und zur Minimierung von Reibungsverlusten.

So wenden Sie die 5 Sprachen an

Die weiteren Erläuterungen dazu, wie Sie die 5 Sprachen anwenden, leite ich mit einem Zitat von Arthur Schopenhauer ein: „Bei gleicher Umgebung lebt jeder Mensch in einer anderen Welt“.

Was bedeutet diese Aussage letztendlich? Jeder Mensch hat sein eigenes Gefühls- und Denksystem und damit seine eigene Realität, was unter anderem auch zu Missverständnissen führen kann.

Ein Beispiel hierzu: Eine Kollegin aus dem Vertrieb berichtete mir, dass Sie vor kurzem eine PC-Schulung bei einem Kunden durchgeführt hatte. Im Rahmen der Schulung waren am PC sehr viele Fenster (Windows) geöffnet. Die Kollegin sagte zum Kunden. Bitte schließen sie alle Fenster. Da es ein sehr warmer Tag war und im Raum die Fenster geöffnet waren, stand der Kund auf und hat die Fenster geschlossen.

Die Realität der Kollegin, bezog sich auf die Terminologie im Umgang mit einem PC. Die Realität des / der Schülerin war rein praktisch orientiert. Vielleicht kam der Kunde an diesem Tag zum ersten Mal mit dem PC in Berührung und das Wort Fenster kannte er / sie nur in Zusammenhang mit einem richtigen Fenster.

Es ist ein sehr simples Beispiel und beinahe schon eine kleine Anekdote. Aber es verdeutlicht sehr gut, dass bei gleicher Umgebung jeder in einer anderen Welt lebt.

Nicht jeder Mensch benötigt alle 5 Sprachen gleich intensiv zur Aufladung seines „Motivationstanks“.

Manche benötigen in erster Linie Anerkennung, wieder andere freuen sich, wenn ihnen Unterstützung entgegengebracht wird und einige freuen sich über Teamarbeit. Alle 5 Sprachen gleichzeitig umzusetzen ist praktisch nicht möglich. Sie sollten aber wissen, dass es diese 5 Sprachen gibt, erkennen, welche Sprache Ihr Gegenüber spricht und sich entsprechend verhalten können. Wenn alle bemüht sind, die Sprache des anderen zu lernen, wird die Kommunikation reibungslos funktionieren.

Was Sie zusätzlich zu den 5 Sprachen noch benötigen

Damit diese Sprache umgesetzt werden kann, benötigen Sie:

  • Vertrauen
  • Ziele
  • Angstfreiheit

Hier sind wir nun bei der Führung des Unternehmens.

Führungskräfte sind dazu angehalten, den Mitarbeiterin Vertrauen entgegenzubringen. Mangelndes Vertrauen resultiert aus zu engen Vorgaben und führt zu starren, nicht entwickelbaren Strukturen.

Ziele zeigen den Weg, die Richtung, in die es gehen soll. Fehlende Ziele führen demnach ins Leere.

Mangelndes Vertrauen und fehlende Ziele schüren Ängste. Ängste engen ein, machen arbeitsunfähig und blocken jeden kreativen Prozess. Offene Kommunikation wird verhindert. Die Wahrscheinlichkeit, dass Konflikte auf der persönlichen Ebene und nicht auf der Sachebene ausgetragen werden ist sehr hoch. Und dann befinden wir uns wieder in der Abwärtsspirale. Da wollen wir nicht hin!

Ziele sind schnell formuliert. Die Erreichbarkeit der Ziele hängt aber von den Menschen ab, die sie umsetzen müssen. Die Erreichbarkeit hängt u.a. von Vertrauen ab und wird wesentlich von Angstfreiheit bestimmt. Sie als Unternehmer oder als Führungskraft sollten in der Lage sein, den Mitarbeitern zu vertrauen und eine angstfreie Kommunikation ermöglichen. Die Angstfreiheit spielt ganz besonders dann eine große Rolle, wenn es darum geht, dass ein Fehler zugegeben werden muss. Leider ist es in vielen Unternehmungen so, dass die Menschen denken, wenn ich keine Fehler mache, werde ich nicht negativ bewertet. Fehler sind aber menschlich. In einer angstfreien Kommunikation trauen sich die Mitarbeiter Fehler einzugestehen. Nur dann kann ein Fehler auf eine konstruktive Art und Weise behoben werden.

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